Som leder eller kollega er det vigtigt at tage en samtale med en kollega/medarbejder eller din chef, hvis du får mistanke om eller bliver gjort opmærksom på, at en kollega/medarbejder ikke trives eller har symptomer på stress. 

Det kan for mange imidlertid være vanskeligt at tage hul på en samtale om stress, da det stadig er tabuiseret at have stress. Andre holder sig tilbage af frygt for reaktionen, og kombinationen af frygt og manglende åbenhed gør rent faktisk, at alt for mange mennesker går rundt med uopdaget stress eller stresssymptomer alt for længe.  

Så hvordan klarer man sådan en samtale, så begge parter kommer godt ud af situationen og videre derfra? 

Det handler i første omgang om at skabe en kultur på arbejdspladsen, hvor man er gode til at støtte hinanden, er åbne overfor de udfordringer, der er i dagligdagen og sidst – men ikke mindst – er gode til at give og modtage feedback. I al kommunikation er der mindst en afsender og en modtager, og det er vigtigt både at kunne give men også modtage feedback fra kollegaer på en måde, så det bliver udviklende for alle parter.   

Et grundlæggende problem med feedback er, at den ofte ikke bliver givet med den rette timing. Den rette timing vil sige, at der både skal være en afsender og en modtager, der er parat til både at give og modtage feedbacken. En anden væsentlig ting er, at formålet med feedback er, at bidrage eller give modtageren en viden, han eller hun ikke er opmærksom på i forvejen. Alt for ofte sker der dog det, at afsenderen giver feedbacken for at komme af med en eller anden frustration med det resultat, at feedbacken ikke bliver modtaget efter hensigten, da modtageren ofte vil føle sig angrebet og gå i forsvarsposition. 

Læs også: Hjælp kollega tilbage på job efter stress 

Sådan kan du bedst forberede dig på en stresssamtale, når du skal give din kollega/medarbejder en besked: 

Forberedelse 

• • Find konkrete eksempler, du selv har konstateret. Lad være med at bringe andres historier om kollegaen/medarbejderen ind i samtalen. Det vil kun såre vedkommende og skabe usikker på kollegerne. 

• • Skriv ned på et papir, hvilke tre pointer du vil aflevere i samtalen. Det kunne bl.a. være: Hvad er det vigtigste, der skal ændres? Hvordan kan det ske? Hvad tilbyder du af hjælp? 

• • Du skal ikke tænke for meget på at gøre alle de rigtige ting i samtalen. Så bliver der for meget fokus på teknik. Du skal i stedet fokusere på, at både du og medarbejderen/kollegaen lærer noget af samtalen. 

• • Husk at holde fast i, at samtalen er kommet i stand, fordi du bekymrer dig for kollegaen. Gentag det flere gange i samtalen. 

Nedenfor følger nogle gode råd til, hvordan du selv bedre kan tage imod hjælp, eller hvordan du bedst muligt kan forberede dig på en samtale omkring din stress situation: 

1. 1. Vær med til at holde fast i den gode intention – den, der sidder overfor dig vil som udgangspunkt hjælpe og er ikke interesseret i at overskride dine grænser. 

2. 2. Start med at fortælle, hvad dine forventninger til samtalen er, og hvad du har brug for, og hvad du ikke har brug for.  

3. 3. Lyt og vær så vidt mulig åben.  

4. 4. Husk at samtale hverken er en kritik eller bedømmelse af dig. 

5. 5. Lad være med på forhånd at være på udkig efter noget, du kan argumentere imod, men forhold dig åben.  

6. 6. Forhold dig til det, du hører og spørg ind til det, du ikke forstår.  

7. 7. Forhold dig til det, der bliver sagt uden at gøre alt til en sandhed. Du kan tage det med dig, du kan bruge og slippe resten. 

8. 8. Lad den, der taler, få lov til at tale ud, også selvom der bliver sagt noget, du ikke bryder dig om. 

Afholdelse af samtalen 

Dernæst følger nogle punkter, som kan være vigtige, hvis du skal hjælpe andre, men som det også kan være vigtigt at huske på i andre samtaler, f.eks. når man skal give eller modtage feedback.  

1. 1. Hold fast i den gode intention, – du vil som udgangspunkt hjælpe og er ikke interesseret i at overskride den stressramtes grænser. 

2. 2. Start med at fortælle, at du er bekymret, og at mødet ikke skal opleves som en kritik af vedkommende eller det arbejde, der bliver udført, men blot bunder i en bekymring over, at der tilsyneladende er noget, der stresser.  

3. 3. Spørg nysgerrigt med interesse og undgå for mange gode råd. Spørg, lyt og hjælp i det omfang, du kan, hvis svaret er, at det ikke går særlig godt.  

4. 4. Vis, at du lytter. Undgå at fremtræde, som om du sidder med en skjult dagsorden eller endnu værre, som om du sidder med en facitliste. 

5. Fortæl, hvad du ser og giv konkrete eksempler på, hvordan du oplever den stressramtes adfærd. Eks.: ”Jeg har lagt mærke til, at du den seneste tid har været meget kort for hovedet og har døjet med hovedpine, hvordan har du det egentlig?” 

6. 6. Giv den stressramte mulighed for at forholde sig til din feedback, også med den modstand der måtte være. Hvis den stressramte ikke umiddelbart vil lytte, så gentag efter et stykke tid, punkt 2. 

7. 7. Hjælp den stressramte med at genskabe den struktur, der ikke er der længere. Hjælp til med helt konkrete ting, f.eks. en snak med en anden ven eller kollega eller prioritering af arbejdsopgaver. 

8. 8. Tal om, hvad der skal gøres ved situationen. Nævn f.eks. situationer, hvor den stressramte klarer situationer under pres godt, så han/hun tvinges til at se de gode ting, han/hun gør. Husk at inddrage de ressourcer og kvaliteter, de har, og spørg til, hvordan de kan bruge disse styrker i den nuværende situation. Ændringer skal være meget konkrete og skal gerne have både en handlingsmæssig og tankemæssig ændring i sig. 

9. 9. Stil dig til rådighed som hjælper, når den stressramte har behov for det, men vær opmærksom på, at du ikke overbebyrder dig selv, så du bliver den næste i rækken.  

10. 10. Inviter til gode og livfulde oplevelser, så den stressramte kan få fokus på noget positivt og få tankerne væk fra det, der stresser.  

[Billede 5] 

11. 11. Hjælp den stressramte til at søge professionel hjælp, hvis der er behov for det, og støt op om, at stress kan ramme alle, og at det ikke er en skam at tage imod hjælp. 

12. 12. Vær opmærksom på tilbagefald og hold fast i punkt 2, hvis den stressramte ryger tilbage til gamle mønstre. 

13. 13. Stil passende krav til den stressramte. Hvis det er en medarbejder eller en kollega, bør du stille krav om, at den stressramte ændrer sin adfærd/livsstil og gøre det klart, at du ikke accepterer et liv/arbejdsliv med stress. 

14. 14. Lav altid en aftale om opfølgning, inden samtalen slutter, og få en klar aftale om, hvad den stressramte kan starte med at gøre, og hvad du kan gøre for at støtte op om det. 

Det skal du undgå i stresssamtalen:

• • Undgå at komme med facitlister eller komme med mange løsninger, fordi medarbejderen/kollegaen er forvirret. Stil i stedet spørgsmålet, så du får medarbejderen/kollegaen til selv at komme med løsningen. 
  • Undgå at blive utålmodig. Spørg roligt, og acceptér pauserne, for det er ofte i pauserne, at medarbejder/kollegaen begynder at tænke anderledes. 
  • Undgå at lyde nedladende, fx ved at ignorere, at medarbejder/kollegaen kan have vanskeligheder med at acceptere løsninger. 
  • Undgå at afslutte samtalen uden at have lavet konkrete aftaler om ændringer og opfølgning.  
  • Undgå at have ”uld i munden”.  

[Billede 6] 

Efter samtalen 

Når du prøver at aflaste en medarbejder/kollega, skal du tilstræbe, at den pågældende oplever en mulighed for kontrol over arbejdsopgaverne. Ellers vil det ikke opleves som en reel aflastning. Det kan du understøtte ved at spørge til: 

• • Hvordan du kan hjælpe medarbejder/kollegaen, og hvordan de andre kollegaer kan hjælpe. 

• • Om der er opgaver, medarbejder/kollegaen ønsker at aflastes fra. Hav eventuelt selv en liste med forslag klar, hvis du er i tvivl om, hvorvidt medarbejder/kollegaen selv har overblikket. 

• • Om der er noget, I umiddelbart kan gøre her og nu. 

Vi håber de konkrete råd kan være en hjælp til dig, både hvis du skal overbringe eller tage imod en feedback fra en leder eller kollega. Der er mange ting, som det kan være hensigtsmæssigt at huske på, og du kan ikke huske det hele. Endnu et godt råd er at prioritere i punkterne og udvælg dem, der er vigtigst for dig.  

Når det er sagt, kan alverdens teknikker og råd ikke erstatte den gode kontakt og det virkelig at blive lyttet til, det går forud for alt andet i god kommunikation.